Paola Urrutia – Manuel Monge

Community Manager Regionales

Patricia Ricaurte

Project Manager Grupo STT

Al trabajar como project manager, es normal encontrarse con una variedad de desafíos. Superar dichos desafíos es vital para funcionar como un project manager de alto rendimiento. En el presente artículo analizaremos ¿Cómo resolver los desafíos del Project Manager?

Administrar el trabajo de un equipo con miembros de talentos muy variados es uno de los principales desafíos para el project manager. Por lo tanto, se debe unificar el trabajo del equipo. Cuando se mantiene al equipo en la misma página, ellos podrán trabajar de forma sencilla y con un objetivo en común.

Todos los proyectos comienzan con un cronograma bien definido, y el trabajo del equipo se define por el cronograma. El project manager debe estar seguro de que todos los miembros del equipo conocen el contenido del cronograma. Ellos también deben estar al tanto de las fechas importantes del calendario.

Uno de los mayores problemas para el project manager pueden ser las metas mal definidas. Las metas sin objetivos también pueden llevar a un proyecto en una dirección peligrosa. Uno de los trabajos más importantes del project manager es definir metas y objetivos para el proyecto. Por lo tanto, esta parte del proceso es un desafío importante en la que se tiene que tener éxito.

Patricia Ricaurte, nuestra invitada especial, nos cuenta su experiencia y sus puntos de vista en el tema de project manager.

Patricia lleva en el área de proyectos 14 años, comencé en todo este mundo tan lindo cuando apenas tenía 21 años y me dieron la oportunidad de pertenecer a varios proyectos en una compañía, desde este momento comenzó el ruedo.

Tengo una especialización en desarrollo de proyectos la cual está enfocada en el análisis económico y financiero y otra especialización en gerencia de proyectos, se preguntarán qué diferencia la una a la otra? Les contaré un poco para que puedan tener claridad.

¿Cual es la diferencia entre project management, project lider y project manager?

• Project Management (gerencia de proyectos) es la disciplina que estudia la planeación, la organización, motivación y el control de los recursos con el fin de alcanzar los objetivos.

• Project Leader: Es la persona que tiene los conocimientos técnicos para el proyecto un ejemplo en un equipo de desarrollo, se tiene la persona líder de ese equipo.

• Project Manager: Gerente de proyecto es la persona encargada de brindar a una oficina de proyectos u organización la información necesaria para llevar a cabo uno o varios proyectos de la empresa.

¿Qué hace un project manager?

Un project manager es la persona responsable para generar el inicio, planeación, diseño, ejecución, seguimiento y control, y cierre del proyecto.

¿Qué información es estrictamente necesaria para el inicio de un proyecto?

• Tener definición de alcances
• Tener los objetivos claros
• Asignar el equipo de personas que estarán involucradas en el proyecto
• Tener el go por parte de la compañía 
• Comenzar con la planeación adecuada para el proyecto 

Recomiendas alguna metodología para encarar o llevar a cabo un proyecto ya sea a nivel personal o laboral, ¿cómo sería ese paso a paso?

Hoy en día existen diferentes tipos de metodologías para llevar a cabo proyectos, esto depende de la cultura organizacional que se lleve a cabo en las empresas, personalmente hay un híbrido entre PMI y Scrum y me van a decir que es esto? Les voy a explicar un poco de que se trata.

¿Existe alguna fórmula para definir los tiempos de entrega?

Realizando los seguimientos a los compromisos de las actividades que se llevan a cabo en un proyecto

¿Siempre se debe hacer una planificación o se maneja cierta flexibilidad?

El tema de la planificación es sumamente importante ya que realizando de manera adecuada brinda el éxito de un proyecto.

¿Cómo coordinar la gestión de grupos y de trabajo en equipo, cuando es un proyecto que implica diferentes áreas o proveedores?

Es importante el tema de la comunicación, ya que esta es la herramienta clave que nos asegura una gestión eficaz y eficiente en los grupos de trabajo.

¿Qué es lo mejor que ha aprendido como project manager?

Lo mejor que he aprendido es a trabajar en equipo y a tener una comunicación asertiva con cada uno de ellos, aparte de muchas cosas que amo de mi trabajo y es organizar detalladamente las actividades y tiempos ya que esto nos brinda el pilar de los proyectos.

¿Qué recomendación daría cuando se inicia un nuevo proyecto con un cliente?

• Tener claridad en los requerimientos que se están solicitando 
• Tener claridad en el Alcance y en los objetivos 
• Tener una comunicación asertiva 

Muchas veces, al planificar un proyecto no se consideran los contratiempos que pudieran surgir en el desarrollo. Es importante comunicar dichos contratiempos al cliente y ofrecer la información más detallada posible sobre el proceso de trabajo. 

La honestidad y la claridad nos llevarán a definir mejores plazos de trabajo; formular un plan de trabajo realista es una de las tareas clave de un project manager.

Es fundamental tener en cuenta estos desafíos cuando aún te encuentras en la fase de planificación antes de que los problemas crezcan y se conviertan en una carga para las partes interesadas, para los miembros del equipo y para ti.

Pero una vez que cuentas con una estructura sólida para resolver los problemas que puedan aparecer, estarás bien equipado para prevenir cualquier complicación de gestión que pueda surgir, o al menos, tendrás un plan de contingencia para resolverlo.