En el día a día de una organización, el uso de la comunicación efectiva es necesaria para poder transmitir los diversos mensajes que surjan y de los cuales todos los departamentos que integran la empresa deben conocer para funcionar integralmente.
Es por eso que en el siguiente artículo nuestra Coordinadora Regional de Comunicación y Relaciones Públicas, Verónica Moreira, así como Hugo Carmona y Paola Urrutia, que tienen a cargo las funciones del Community Management en Grupo STT, abordan las 7Cs de la Comunicación bajo una perspectiva de efectividad empresarial.
Comunicación efectiva
La comunicación efectiva es un tipo de comunicación en la que se consigue transmitir el mensaje de una forma entendible y muy clara para el receptor; sin provocar dudas, confusiones o posibles interpretaciones equivocadas.
Para que una comunicación sea efectiva se debe buscar la comprensión uno del otro a través de la elaboración de un mensaje claro, preciso y breve. Se deben tener presentes factores como:
- De fácil comprensión
- Que exprese objetivamente lo que se quiere decir
- Expresar únicamente lo intencionado.
En la teoría se señalan las 7c´s de la comunicación que son claves para que los mensajes que queremos comunicar sean entendidos de forma adecuada, a continuación desarrollamos cada una de ellas.
Primera C: CLARA
Para que la comunicación a nivel organizacional sea clara, se debe conocer a los colaboradores; saber cómo hacerles llegar el mensaje. Se debe hablar en el lenguaje de la organización y tomar en cuenta que no se debe dar muchos mensajes en un solo comunicado; sino que se debe comunicar un solo mensaje cada vez que haya comunicación hacia las y los colaboradores.
Segunda C: CONCISA
No se debe decorar la información: Hoy, más que nunca, es necesario ir al grano, sintetizar, debido a que se tiene muy poco tiempo y demasiadas cosas por hacer; por ello, hay que definir qué es aquello realmente relevante para comunicar.
Un mensaje también es conciso cuando se expresa toda la información necesaria con el menor número de palabras posible.Una gran cantidad de información no sintetizada podría desencadenar en malas interpretaciones o que se ignore el mensaje.
Tercera C: Concreta
La comunicación debe de ser concreta, es decir, tratar que los mensajes no sean muy extensos; que contengan la cantidad precisa de texto. Con lo anterior se hace énfasis a que se debe ser capaces, como comunicadores, de transmitir el mensaje con la información justo para que se entienda, pero sin extenderse de manera tal, que más bien se caiga en una posible confusión o pérdida de lo que se quiere comunicar.
Cuarta C: CORRECTA
El mensaje ha de reflejar la realidad o expresar lo que se quiere conseguir con él. Debe, además, incluir la información para que después las personas de la organización no tengan dudas, consultas o se sientan perdidos.
Un par de métricas que ayudan a establecer que es la información correcta, es el accionar y la opinión de las persona; donde se refleja conocimiento de la misma, lo cual hace notar que el mensaje se recibió como se había estipulado desde el principio.
Quinta C: COHERENTE
Como coherencia se entiende que la actitud lógica y consecuente vayan de la mano con los principios que se profesan. Es decir, una información es coherente cuando esta comunica mensajes que tienen sentido Para ser coherente en la comunicación de la empresa se debe:
- Definir bien el mensaje.
- Conocer y estudiar al receptor.
- Usar las vías de comunicación que se adapten perfectamente al receptor.
- Procurar que la coherencia sea en todos los puntos del proceso con el receptor.
- Comunicar con sinceridad.
- No olvidar la coherencia online y offline para cuidar la imagen corporativa en todos los contextos posibles.
Sexta C: COMPLETA
Si el mensaje es completo, el receptor puede tomar mejores decisiones. Se trata de aportar detalles, hechos y cifras para que el interlocutor conozca con exactitud cómo se quiere que se actúe para evitar errores de interpretación.
Además la información debe permitir a las personas ser guiadas en el accionar que se requiere, y llevar a cabo sus labores de la mejor manera. También debe permitir a los colaboradores saber qué hacer cuándo el mensaje no les queda claro y saber a quién dirigirse, o los medios idóneos para despejar las dudas.
Sétima C: Cortés
El resultado de la comunicación debe contribuir a reforzar las relaciones interpersonales. Por eso es importante el respeto que se tengan emisor y receptor; que mantengan normas de cortesía.
No es ningún secreto que tener tacto, mostrar respeto, ser sincero y agradecido es fundamental para iniciar y reforzar cualquier tipo de relación; incluso en momentos difíciles, no se debe dejar de ser amables, ya que siempre se tiene que estar en constante respeto en la comunicación y el trato en la organización en general.
Grupo STT puede apoyar en la formación de este tema en su empresa
Grupo STT es una empresa con casi 22 años de experiencia en el mercado Latinoamericano. Durante todo este camino, hemos laborado con muchísimos clientes y proveedores; con los cuáles hemos establecido relaciones de gran provecho a nivel laboral; lo que nos ha permitido brindar un servicio de calidad.
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Hugo Carmona Espinoza
Community Manager Regional
