Manuel Monge – Community Manager Centroamérica y Caribe
Verónica Moreira – Coordinadora de Comunicación
Trina Fuentes – Gerente Regional PPO
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PPO es uno de los servicios que brinda Grupo STT, por sus siglas en inglés significa Payroll Process Outsourcing y consiste en la tercerización o outsourcing de los procesos de nómina, considerando que los talentos desde la óptica de responsabilidad patronal están ligados a la empresa cliente que adquiere el servicio.
Este un proceso muy importante y medular en cualquier compañía ya que se trata de la compensación de los talento, una empresa como Grupo STT, donde contamos con años de trayectoria y responsabilidad en los procesos, puede realizarlo y desligar al cliente de la operatividad del proceso. Nosotros nos ocupamos de la administración y preparación de los cálculos de nómina de su empresa, dando fiel cumplimiento a la ley y a sus requerimientos especiales; nuestra cobertura es regional, con personal experto en cada país. Todo el proceso se realiza de una manera automatizada; esto nos permite presentarle seguridad y confidencialidad de la información, un excelente manejo del proceso y exactitud de los resultados en tiempo y forma.
Inicialmente el portafolio de servicios está bien definido y delimitado, y de ahí se desprenden los distintos equipos de trabajo para ejecutar y dar soporte a las diferentes líneas de negocios, en ese sentido contamos con un estructura bien desarrollada, talentos expertos y herramientas tecnológicas que permiten y facilitan la ejecución de los procesos de una manera eficiente.
Nuestros clientes están acompañados y bien guiados en todo el proceso desde el inicio con la formalización del servicio, posteriormente en la fase de implementación, puesta en marcha y continuidad a lo largo del ciclo de relación comercial con Grupo STT.
+ de 18 Países
+ de 30 mil Talentos
+ de 65 mil Paylips al mes
+ de 90 Clientes a nivel regional
+ de 217 Proyectos
Este servicio posee varios beneficios entre los que mencionamos:
- Apoyo a la unidad de RH como expertos y encargados del procesos operativo de cálculo
- Reduce costos de operación ya que se apalanca en nuestro equipo y sistemas sin tener que realizar inversiones directas en estos rubros
- Confidencialidad
- Consolidación en un sistema regional y un único proveedor
- Elimina riesgos de centralización operativa
- Actualización de ajustes de ley
- Expertise y conocimiento de la legislación y procesos en un nuevo mercado
Además, el proceso es sencillo y eficaz, se coordina junto al área de implementación mediante un cronograma o project plan con tareas, responsables y fechas para dar inicio al proyecto.
El cliente en acompañamiento y con las instrucciones y los templates que comparte STT completa y comparte los datos que se deben migrar a los sistemas de cálculo de STT. Se valida que los datos son consistentes, están correctos y completos.
Se transfiere toda la información anterior a los sistemas de STT. Se prepara el ambiente y se configuran todos los elementos de la nómina del cliente. Una vez culminado el paso anterior se lleva a cabo el ejercicio de la corrida en paralelo con la nómina actual del cliente para comparar y realizar los ajustes que sean requeridos. Se asume el proceso en su totalidad; tiempo estándar para esta fase 2 meses.
Al igual que en la fase de implementación tenemos diseñados y documentados los procesos y se trabaja en base a un calendario previamente establecido junto con el cliente, en el mismo están plasmadas todas las actividades del ciclo de nómina y las fechas en que cada una se debe cumplir:
- Envío de incidencias por parte del cliente.
- Revisiones y aprobaciones correspondientes.
- Inicio y procesamiento de la nómina.
- Revisión y validación (puntos de control).
- Entrega al cliente.
- Aprobación por parte del cliente.
- Cierre del ciclo de cálculo.
- Emisión de los reportes para pago a los talentos.
- Generación de los informes a instituciones, aprobaciones y presentaciones.
- Se generan y se envían los comprobantes de pago.
- Se mantiene abierta siempre la atención a consultas o solicitudes a nuevos requerimientos.
- Se inicia nuevamente el proceso para el siguiente ciclo de pago, el proceso es similar para los otros procesos bien sean anuales como aguinaldos o para los cálculos de vacaciones o finiquitos.
La tecnología es nuestra mejor aliada sin duda, contamos con sistemas seguros y robustos para que el proceso se pueda realizar de una manera automatizada, dentro de los sistemas principales para el servicio de PPO tenemos:
- Software de Nómina o Motores de cálculo: Es el sistema en donde Grupo STT administra los datos del cliente para realizar los cálculos y generar los paquetes de información (reportes de nómina, entidades gubernamentales, file de banco, asiento contable y reportes adicionales requeridos).
- DPM: Es la herramienta donde circula de ida y vuelta la información que se comparte con el cliente. Esta solución otorga 1 licencia al cliente (persona de TH, el contacto principal que designe el cliente como responsable de la comunicación y autorizado a enviar. recibir, solicitar datos y aprobar todo lo referente a la nómina) y se le capacita durante la etapa de implementación para que suba y mantenga toda la información del proyecto.
- BI: Para realizar o desarrollar reportes customizados adicionales a la medida o con ciertas características y especificaciones particulares del cliente.Además es segura y encriptada de inicio a fin, con lo cual se mantiene la confidencialidad de los datos que se comparten entre Grupo STT y el cliente.
El servicio de PPO Grupo STT, en resumen se adapta a las necesidades de cualquier compañía de cualquier giro de negocio y volumen de empleados, el beneficio de valor principal es que permite a la empresa y a sus áreas de recursos humanos o encargados de nómina concentrarse en el giro principal de su negocio y en las actividades estratégicas del mismo, sin tener que desgastarse en un proceso operativo que puede trasladar a expertos sin perder control ni visibilidad.
